Wir bieten Ihnen mit kasse4all ein zukunftssicheres System, mit dem Sie die geforderten steuerlichen Dokumentationspflichten erfüllen.

Hinsichtlich des Schreibens des Bundesministerium der Finanzen vom 14. November 2014, Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), GZ: IV A 4 - S 0316/13/10003, Dok: 2014/0353090 finden Sie nachstehend Informationen hinsichtlich der gesetzlichen Anforderungen und kasse4all.

kasse4all entspricht den gesetzlichen Vorgaben und ist GoBD-konform:

· Es werden alle elektronischen Daten innerhalb des lokalen Systems gespeichert
· Gleiches gilt bei Netzwerkinstallation
· Alle Daten werden unveränderbar und dauerhaft gespeichert
· Es können keine Buchungs- und Belegdaten gelöscht werden
· Alle Belegdaten werden mit einer fortlaufenden Nummerierung gespeichert
· Die Daten sind maschinell auswertbar
· Das Datenbanksystem ist mit einem Kennwort geschützt und ist transaktionssicher
· Die Daten sind für unbegrenzte Zeit im Datenbanksystem gespeichert
· Es erfolgt keine Verdichtung der Daten
· Kassenabschlüsse (Z-Berichte) werden fortlaufend nummeriert
· Es liegt eine Programmbeschreibung vor
· Es erfolgt eine interne Signierung der Daten
· Es ist eine Kassenschaufunktion vorhanden
· Auf den Belegausdrucken sind die erforderlichen Informationen enthalten

Rufen Sie uns an, sofern Sie weitere Fragen zu diesem Thema haben.

Eine Kassensoftware muss GoBD-konform sein, eine vorgeschriebene spezifische GoBD-Zertifizierung gibt es nicht. Hierzu verweisen wir auf die Ausführungen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Eine Zertifizierung einer Kassensoftware ist nicht vorgesehen. Vielmehr muss ein Kassensystem ab dem 01.01.2020 über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung als Systemkomponente verfügen und diese über eine definierte Schnittstelle einbinden. Weitere Informationen siehe unter "Zertifizierte Sicherheitseinrichtung (TSE)".

Ab 2020 müssen elektronische Aufzeichnungssysteme über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen, die aus drei Bestandteilen besteht:

Sicherheitsmodul:
Dieses gewährleistet, dass Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unerkannt verändert werden können.

Speichermedium:
Auf dem Speichermedium werden die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert.

Einheitliche digitale Schnittstelle:
Die digitale Schnittstelle gewährleistet eine reibungslose Datenübertragung für Prüfungszwecke.


Hersteller bzw. Anbieter einer TSE müssen deren Gesamtzertifizierung durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) sicherstellen.

IT.CODE hat die Umsetzung und Integration der TSE fristgerecht für die Kassensoftware kasse4all vorgenommen. Kunden mit einem bestehenden Softwarepflegevertrag erhalten das Softwareupdate ohne zusätzliche Lizenzkosten für die Kassensoftware und die TSE Schnittstelle. Kosten entstehen für die Hardwarekomponente (Speichermedium) und eventuell anfallender Dienstleistung.

Übergangsregelung bis 30.09.2020: Die neuen Regelungen gelten grundsätzlich ab 01.01.2020. Das Bundesministerium der Finanzen hat eine Nichtbeanstandungsregelung bis 30.09.2020 veröffentlicht. Diese besagt: Die Verwendung einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen (TSE) wurde auf den 30.9.2020 verschoben, da es bisher noch keine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen am Markt gibt (Schreiben vom 6. November 2019 des Bundesministerium der Finanzen). Eine weitere Fristverlängerung wurde vom BMF abgelehnt. Um Unternehmen jedoch mehr Zeit für die Umstellung zu gewähren, haben die Bundesländer eigene Regelungen getroffen und einen weiteren zeitlichen Aufschub bis 31.03.2021 möglich gemacht. Voraussetzung ist allerdings, dass der steuerpflichtige Unternehmer den Nachweis führen kann, dass er die technische Sicherheitseinrichtung fristgerecht vor dem 01.10.2020 in Auftrag gegeben hat bzw. eine verbindliche Bestellung erfolgte. Die für ihr Bundesland gültige Regelung bitten wir entsprechend zu klären und zu beachten.

Voraussetzung für die Nachrüstung und Integration einer TSE ist ein aktueller Programmstand der Kassensoftware kasse4all. Das TSE-Modul besteht aus einem USB-Stick und einem Speichermedium und kann über einen freien USB-Port mit Ihrem Kassensystem verbunden werden.

Die TSE muss über IT.CODE bezogen werden. Gerne unterbreiten wir Ihnen ein entsprechendes Angebot.

Die DSFinV-K ist die Beschreibung einer Schnittstelle für den Export von Daten aus elektronischen Aufzeichnungssystemen für die Datenträgerüberlassung ("Z3-Zugriff") im Rahmen von Außenprüfungen sowie Kassen-Nachschauen. Erstellt wurde die DSFinV-K im Rahmen der KassenSichV. Hierdurch wird gewährleistet, dass die von der Finanzbehörde eingesetzte Software mit dem eingesetzten Kassensystem kompatibel ist und dadurch alle für eine Prüfung erforderlichen Daten aus dem Kassensystem ausgelesen werden können. Das Kassensystem kasse4all unterstützt diese Funktionalität.

Ab Januar 2020 müssen alle Anwender eines elektronisches Kassensystems jedem Kunden einen Beleg aushändigen. Unabhängig davon, ob der Kunde einen Beleg wünscht oder nicht. Was der Kunde mit dem Beleg macht, bleibt ihm überlassen. Er muss den Beleg nicht mitnehmen. Unternehmen die „eine Vielzahl von Waren an unbekannte Personen verkaufen“, können bei den Finanzbehörden aus Gründen der Zumutbarkeit eine Befreiung von der Belegausgabeplicht beantragen.

Elektronische Kassensysteme sollten ursprünglich schon ab 2020 beim zuständigen Finanzamt gemeldet werden. Die Meldepflicht wurde mehrfach verschoben. Gemäß Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 28. Juni 2024 sollen nun ab dem 01. Januar 2025 alle aktiv betrieben elektronischen Kassen an das jeweils zuständige Finanzamt gemeldet werden. Die Meldung der elektronischen Kassensysteme kann ab 01.01.2025 über „Mein ELSTER“ und die ERiC-Schnittstelle erfolgen. Auch die spätere Außerbetriebnahme eines Kassensystems muss gemeldet werden.

Meldepflichtig sind:

· Systeme, die vor dem 1.Juli 2025 angeschafft wurden, müssen bis zum 31. Juli 2025 gemeldet werden
· Nach dem 1. Juli 2025 angeschaffte Systeme sind innerhalb eines Monats nach Anschaffung mitzuteilen
· Gleiches gilt für Systeme, die ab diesem Zeitpunkt außer Betrieb genommen werden
· Vor dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommene Systeme müssen nur gemeldet werden, wenn ihre Anschaffung
   bereits gemeldet wurde
· Alle Systeme einer Betriebsstätte sind in einer einheitlichen Mitteilung zu erfassen

Folgende Angaben sind zu melden:

· Name des Steuerpflichtigen
· Zertifizierungs-ID und Seriennummer der TSE
· Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
· Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme (je Betriebsstätte/Einsatzort)
· Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
· Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
· Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems

Seit dem 01.01.2018 gilt die Kassennachschau (Abgabenordnung § 146b AO). Die Kassennachschau dient der Überprüfung der ordnungsgemäßen Kassenaufzeichnungen. Prüfer des Finanzamtes sind berechtigt, ohne vorherige Ankündigung eine Kassennachschau während den normalen Geschäftszeiten durchzuführen. Auch muss sich der Prüfer nicht sofort zu erkennen geben. Er darf zunächst beobachten und auch Testkäufe durchführen. Nachdem sich der Prüfer mit gültigem Dienstausweis legitimiert hat, muss ihm der Unternehmer auf Verlangen Aufzeichnungen, Bücher sowie die für die Kassenführung wichtigen Organisationsunterlagen zur Verfügung stellen. Grundsätzlich wird bei der Kassennachschau die lückenlose Kassenführung geprüft. Unser Tipp: Halten Sie alle notwendigen Unterlagen rund um die Kassenführung griffbereit.

Folgende Prüfungspunkte stehen im Fokus:

· Entspricht das Kassensystem den gesetzlichen Anforderungen
· Wird der Kassenabschluss täglich durchgeführt (Z-Bon)
· Stimmt der Soll-Bestand mit dem Ist-Bestand
· Werden alle Kassenbelege fortlaufend und durchgängig nummeriert und gespeichert
· Enthalten die Belegausdrucke alle erforderlichen Informationen
· Werden die Daten ordnungsgemäß archiviert (Aufbewahrungsplicht für 10 Jahre)
· Werden Privatentnahmen korrekt dokumentiert
· Liegt eine Bedienungsanleitung vor
· Existiert eine Verfahrensdokumentation

Der Prüfer darf die Aufzeichnungen in digitaler Form anfordern oder die Daten mit einem maschinell auswertbaren Datenträger verlangen. Hierfür kann der Kassenprüfer das Tool kasse4all-Kassenschau verwenden. Die vollständigen Belegdaten können in einem frei definierbaren Zeitraum exportiert werden. Der Export erfolgt im CSV-Format und kann somit von sehr vielen am Markt verfügbaren Programmen weiterverarbeitet werden.

Eine gute Vorbereitung auf eine Kassennachschau ist ratsam. Sprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater, wie Sie sich am besten verhalten sollen und was zu tun ist. Dadurch gewährleisten Sie einen reibungslosen Ablauf. Auch zum Wohl der Nerven aller Beteiligten.

Eine Verfahrensdokumentation ist vom Gewerbetreibenden individuell zu erstellen und aktuell zu halten. Leider gibt es über Form und Inhalt keine konkrete Vorgabe. Die anschließende Beschreibung soll ein Wegweiser für den Kassenbetreiber sein. Bitte haben Sie Verständnis, dass wir für Inhalt und Richtigkeit der bereitgestellten Informationen keinerlei Haftung übernehmen. Ausführliche Informationen erhalten Sie durch Ihren steuerlichen Berater. Alle Texte zu den Gesetzen hinsichtlich GDPdU/GoBD bitten wir der Homepage des Bundesamtes für Finanzen zu entnehmen.

Eine Verfahrensdokumentation sollte beinhalten:

· Aufstellung und Beschreibung, wer im Unternehmen und im Kassenbetrieb welche Aufgaben und Funktionen hat
· Beschreibung der betrieblichen Abläufe
· Dokumentation besonderer Vorkommnisse, Stromausfälle, Fehlfunktionen
· Handbuch der Kassensoftware entweder in gedruckter Form oder als PDF
· Ablauf der Datensicherung

Je genauer Sie die Anforderungen und Arbeitsabläufe vorgeben und entsprechend dokumentieren, umso mehr schützen Sie sich vor eventuellen Fehlern in der Kassenführung sowie Betrug durch nicht ganz so ehrliche Mitarbeiter. Die nachfolgende Fragenliste soll Sie dabei unterstützen, eine für alle Mitarbeiter umfassende und verbindliche Kassieranleitung zu erarbeiten:

· Wer darf welche Kasse bedienen?
· Wie ist mit zugeteilten Schlüsseln oder Codes umzugehen?
· Darf privates Geld mit in den Verkaufsraum genommen werden?
· Wie hat sich der Bediener zu verhalten, wenn er seinen Arbeitsplatz (kurzfristig) verlässt?
· Wie hat sich der Bediener gegen die Annahme von Falschgeld oder Trickbetrug zu schützen?
· Dürfen Schubladen ohne Kassiervorgang geöffnet werden (sog. Null-Bons)?
· Wie sind Warenumtausch und Retouren zu behandeln?
· Wie sind höhere Geldbestände zu sichern (z.B. Tresor, Geldbombe)?
· Welche Sicherungsmaßnahmen sind bei Kartenzahlungen erforderlich?
· Darf bei Freunden und Verwandten kassiert werden?
· Wie und von wem sind Personalkäufe oder andere Rabatte zu dokumentieren?
· Wie sind bedruckte Bonrollen kenntlich zu machen (Filiale/ KassenNr./ Bediener/ Uhrzeit).
· Wie sind Wechselgeldvorgänge zwischen mehreren Bedienern/ Kassen zu behandeln?
· Was ist bei der Annahme von Gutscheinen oder Leergut zu beachten?
· Wer darf stornieren, ggf. bis zu welchem Betrag? Wie ist mit Storno-Bons zu verfahren?
· In welchem Behältnis sind Trinkgelder aufzubewahren?
· Welche Arbeiten sind beim Kassenabschluss zu verrichten?
· Wie sind Differenzen zwischen Kassen-Soll und Kassen-Ist zu behandeln? Wer gleicht sie wie aus?
· Wie wird die ordnungsgemäße Entgelttrennung gewährleistet, wenn unterschiedliche Steuersätze zur Anwendung kommen?
· Wie hat sich der Bediener bei einer technischen Störung der Kasse zu verhalten?
· ggf. weitere individuell auf den Betrieb zugeschnittene Regelungen
· Datum, Name, Unterschrift des Unternehmers / Mitarbeiters

Je nach Datenbanksystem: Im Standard werden die Datenbanken in einem von Ihnen festgelegten Turnus auf einem externen Speichermedium abgelegt.

HINWEIS: Für die Datensicherung ist der Softwarebetreiber selber verantwortlich! Es wird empfohlen, regelmäßig die Datenbank zu sichern. Es besteht Aufbewahrungspflicht für 10 Jahre (Richtlinien - GoBD) Sicherungskopien sollen nicht nur im Sicherungsverzeichnis, sondern auch auf einem externen Datenträger gespeichert werden. Den externen Datenträger sollten Sie dann an einem anderen Ort / Gebäude aufbewahren!

Derzeit unterstützen wir das Cloudsystem Microsoft Azure für reine Datenkommunikation, als Datenspeicher oder als Cloudkasse (kein Browsersystem).

Nein ! Es sind verschiedene Möglichkeiten der Installation vorhanden. Die Standardinstallation ist der Microsoft SQL-Server Express auf dem Kassen-PC. Gerne informieren wir Sie über weitere Möglichkeiten.

Nein! Die Daten werden lokal in der Datenbank gespeichert. Siehe hierzu auch Filialkommunikation.

Berechtigungen werden nach dem „you see what you get“ Prinzip vergeben. Theoretisch hat jeder Benutzer alle Rechte. Er kann jedoch nur das nutzen, was ihm auf der Oberfläche zur Verfügung steht.

Microsoft SQL, SQLite, MySQL, Firebird, Oracle

Die Software ist terminalserverfähig einschließlich ZVT-Anbindung.

Die Filialen können per VPN-Tunnel, über die Azure-Cloud oder über das LAN verbunden werden.

Die Lizenzierung erfolgt pro Arbeitsstation.

Spezielle Kundenanforderungen - kein Problem. Nicht immer kann eine Standardsoftware alle Anforderungen eines Unternehmens abdecken. Hier liegt unsere Stärke. Wir verfügen über mehr als 25 Jahre Erfahrung in der Individualprogrammierung. Auf Grundlage Ihrer Anforderungen erstellen wir gerne eine maßgeschneiderte Software individuell auf Ihre Anforderungen abgestimmt. Fragen Sie uns.

Möglich. Gerne unterbreiten wir Ihnen ein individuelles Angebot für Ihren Onlineshop.

Wir bieten Ihnen eine Leasingmöglichkeit über Grenke Leasing. Gerne unterbreiten wir Ihnen ein entsprechendes Leasingangebot.

Informieren Sie sich im Rahmen einer kostenlosen Online-Präsentation per TeamViewer-Sitzung über die Leistungsfähigkeit unserer Softwareprodukte oder vereinbaren Sie einen persönlichen Vorführtermin. Gerne stehen wir Ihnen für eine Terminvereinbarung unter der Rufnummer 0711/9018985 telefonisch zur Verfügung.

Der Software-Service-Vertrag ist verpflichtend für das erste Jahr nach Erwerb der Softwarelizenz. Die Kosten hierfür betragen 18% vom jeweiligen Produktlistenpreis p.a. Bitte beachten Sie, dass diese Kosten nicht im Produktlistenpreis enhalten sind.

Sie erreichen unseren Support Montag bis Freitag von 8:00 Uhr bis 18:00 Uhr unter der Hotline 0711/25516855. Support mit Vertrag: Hotline/per Fernwartung (TeamViewer) bzw. Vor-Ort (kostenpflichtig). Support ohne Vertrag: kostenpflichtig per Fernwartung (TeamViewer).

Bring-in-Service: Die Garantieabwicklung erfolgt durch einen Bring-in-Service. Im Servicefall teilen Sie uns die Seriennummer des defekten Gerätes mit einer kurzen eindeutigen Fehlerbeschreibung mit. Wir teilen Ihnen eine Serviceadresse mit, an die Sie das Gerät einsenden können bzw. wo Sie es abgeben können. Auch bei Garantiereparaturen erfolgt der Warenversand auf Kosten des Kunden. Ein Anspruch auf ein Ersatzgerät während der Reparaturzeit besteht nicht. Nicht unter Garantie fallen Fehler durch unsachgemäße Handhabung, höhere Gewalt, mutwillige Beschädigung. Es gelten die Garantiebestimmungen des Herstellers. Für eventuellen Datenverlust bei Systemen während der Garantie wird keine Haftung übernommen.